reflectie

hoe blijven wij kritisch op team­re­sul­ta­ten?

Wat doen we goed met ons team? Waardoor komt dat? Wat kan er beter en hoe gaan we dat doen? Vanaf 2018 gaan teams dat ieder jaar samen bespreken. Ria vertelt waarom.

Naam/ Ria Groot
Functie/ Coach Teamportaal
Locatie/ Service Bureau, Purmerend

teamportaal als aanzet

Veel teams binnen Odion hebben het traject Teamportaal afgerond of zijn daar nu mee bezig. ‘Dat is een proces van zeven stappen waarin je als team steeds reflecteert op zaken als taakverdeling, de rollen binnen het team en hoe je het beste in elkaar naar boven haalt’, legt Ria uit. ‘Onderdeel van dit proces is dat de teams iedere maand met hun Teamportaalcoach om tafel gaan om te onderzoeken wat er ten aanzien van de verschillende onderdelen van de teamsamenwerking goed gaat en wat er beter kan. Teamreflectie staat dus heel dicht bij wat wij al doen. Het hele traject van Ons Teamportaal doorloop je meestal echter maar één keer. Nu blijvende teamreflectie een pijler in het kwaliteitskader is geworden, was het zaak dat we dit een vaste plek gaven.’

plan onder de loep

In de afrondende fase van Teamportaal buigen teams zich over hun teamvisie en maken zij een teamplan. ‘Odion heeft nu afgesproken dat ieder team eens per jaar reflecteert op een onderdeel uit dat teamplan’, vertelt Ria. ‘Het is de bedoeling dat zij samen kijken wat ze zich hierover hadden voorgenomen en wat daarvan terecht is gekomen. Daarbij is het belangrijk om niet alleen te kijken naar verbeterpunten, maar ook naar de reden dat iets juist goed gelukt is.’

‘Je moet niet alleen kijken naar verbeterpunten, maar ook naar waarom iets juist goed gelukt is.’

goede afspraken

Verschillende teams zijn inmiddels enthousiast met teamreflectie gestart. ‘Gisteren sprak ik een teamleider die me een mooi voorbeeld gaf’, geeft Ria aan. ‘Haar team had geconstateerd dat het behoefte had aan intervisie. Toch moesten ze bij hun reflectiesessie concluderen dat dit niet goed van de grond was gekomen. ‘Hoe kan dat nou?’, vroegen ze zich af, want ze stonden hier als team helemaal achter. Ze vroegen hun regio-ondersteuner erbij en samen zoomden ze in op deze vraag. Zo kwamen ze tot de ontdekking dat de manier waarop ze hierover afspraken hadden gemaakt niet helemaal goed doordacht en in de praktijk lastig haalbaar was. Ze hadden aanvankelijk het idee dat ze dit zelfstandig als team konden realiseren, maar zonder motor ‘van buitenaf’ bleken alle goede intenties toch snel te verwateren. Nu hebben ze dus andere afspraken gemaakt.’

rapportage

De teams leggen hun reflecties vast op een centrale schijf. ‘In 2018 zijn we met onderzoek bezig geweest met een online programma, waarmee we rapportages van deze verslagleggingen konden maken’, vertelt Ria. ‘Helaas zijn we hier nog niet verder mee gekomen, dit moeten we in 2019 weer oppakken. Door de centrale opslag kan de regiomanager het verslag echter wel inzien. Wanneer bepaalde onderwerpen zich binnen meerdere teams blijken voor te doen, kan worden bekeken of hier overkoepelend iets mee kan worden gedaan. Maar ook kan de regiomanager succesfactoren delen met andere teams. Want ook daarvan leer je, tenslotte.’