HET GOEDE GESPREK 2.0

Welk thema ga jij aankaarten?

Misschien heb je het al zien liggen op je locatie: dat vrolijk vormgegeven boxje met allerlei fleurige kaarten erin. Als je wilt, kun je een of meer van die kaarten gebruiken in het jaarlijkse ontwikkelgesprek met je leidinggevende. Teamleiders Angela Nieuwveen (r) en Diana Lankhoorn (l) vertellen over het hoe en waarom.

Voorheen hadden we bij Odion De Digitale Gesprekscyclus, de DDGC, waarvan ook een functioneringsgesprek deel uitmaakte. ‘Maar met de komst van het Odion Kompas is de filosofie van onze organisatie veranderd’, schetst Angela Nieuwveen, teamleider bij Odion Jacobushof, Odion Karveelstraat en de begeleide werkplekken De Fortwachter en Welkoop. ‘In lijn daarmee wilden we af van de verplichting van dat functioneringsgesprek: dat ga je niet aan omdat je móet, maar omdat je het wílt. Daarom zochten we een nieuwe vorm van Het Goede Gesprek die beter zou aansluiten op waar Odion tegenwoordig voor staat.’

verbinding

Teamleiders werden gevraagd om mee te denken en Angela gaf zich op. ‘In de honderd jaar dat ik bij Odion werk, heb ik in alle gebruikte systemen iets gemist waarmee je echt de verbinding kon aangaan’, licht ze haar keuze toe. ‘Dus hier wilde ik wel over meedenken.’ Datzelfde gold voor Diana Lankhoorn, teamleider bij Odion Loirestraat, de mobiele dagdienst Waterland en de mobiele Nachtdienst. ‘Het Goede Gesprek vraagt om vertrouwen en daar is meer voor nodig dan een DDGC-formuliertje invullen en een vinkje zetten als je klaar bent’, heeft ze ervaren. ‘En bovendien: ik vond wel iets van de DDGC, vandaar dat ik me aanmeldde.’ Al snel werd duidelijk dat het nieuwe Goede Gesprek niet iets was dat vanuit ‘het ivoren torentje’ moest worden bedacht. ‘Hoewel ik, net als veel andere teamleiders, niks moet hebben van hiërarchisch gedoe, blijven sommige medewerkers het toch eng vinden om met hun leidinggevende in gesprek te gaan’, weet Angela. ‘Daarom wilden we iets ontwikkelen dat heel erg van de medewerkers zou zijn en dat wat luchtigheid in de gesprekken kon brengen.’ ‘Aan de andere kant zijn er ook teamleiders die het lastig vinden om met medewerkers gesprekken te voeren die niet over de dagelijkse gang van zaken gaan’, weet Diana. ‘Voor hen was het richtinggevende van de DDGC best fijn, dus zoiets wilden we wel behouden.’

kaarten

Uiteindelijk werden twee sporen uitgezet. In AFAS is inmiddels ruimte gemaakt voor de verslaglegging van de gesprekken, zodat deze direct in de personeelsdossiers komen te staan. ‘En daarnaast is het idee van die set kaarten geboren’, vertelt Angela. ‘Iedere kaart behandelt een thema aan de hand van vragen. Die kunnen helpen om een onderwerp bespreekbaar te maken en de verbinding aan te gaan. Momenteel ben ik de Goede Gesprekken met medewerkers aan het plannen en ik heb een medewerker die voor de liefde naar Hengelo gaat verhuizen en na 23 jaar met gemengde gevoelens bij Odion weggaat. Voorheen voerde je dan een exitgesprek, maar dat klinkt meteen weer zo zakelijk. Nu heb ik voorgesteld dat we Het Goede Gesprek voeren en de Tot Ziens kaart erbij pakken.’

Diana: ‘Mis je nog onderwerpen, laat het weten!’

regie

Zelf heeft Angela recentelijk het ontwikkelgesprek met haar leidinggevende Sander Goossen gehad. ‘Als ambassadeur van de kaartenset dacht ik: ‘Ik ga dit voorbereiden op basis van de kaart Mijn Ontwikkelplan’, omdat ik best nog wel wat ambities heb’, vertelt Angela. ‘O, hoe was dat?’ wil Diana graag weten. ‘Erg fijn’, antwoordt Angela. ‘Ik vond het vooral prettig om op deze manier zelf de regie over het gesprek te hebben en daar ook structuur aan te kunnen geven.’ Maar wat nou als je als leidinggevende zelf ook een bepaald onderwerp wilt aankaarten? ‘Dan kun je natuurlijk altijd vragen: vind je het goed als ik ook een kaart pak’, aldus Angela.

hulpmiddel

Diana heeft de kaarten op haar locatie nog niet gebruikt. ‘Ik had net alle gesprekken gehad toen de box beschikbaar kwam’, vertelt ze. ‘Ik heb uitgelegd aan mijn team dat het een hulpmiddel is dat je kúnt gebruiken. Maar wil je het niet, dan is dat ook prima. Ook heb ik aangeraden om de kaarten gewoon eens te lezen, zodat je misschien kunt nadenken over waarover je het de volgende keer wilt hebben. Er werd positief op het doosje gereageerd, maar het was niet van ‘oh, daar gaan we meteen mee aan de slag’. Het is iets nieuws en daar moeten we toch vaak even aan wennen.’ Bij Angela was dat anders. ‘Een van de medewerkers heeft meteen de 360 graden feedback kaart eruit gehaald, een paar kopietjes gemaakt van de vragen en die aan enkele collega’s gegeven met de vraag die voor hem te beantwoorden’, vertelt ze. ‘Hij heeft bovendien zelf nog enkele vragen toegevoegd, dat maakt het nog wat persoonlijker. Het zorgt binnen het team voor de nodige hilariteit en ik schat zomaar in dat anderen dit spontane voorbeeld zullen volgen.’ ‘Ja, het zou mooi zijn als medewerkers er op deze manier lol in gaan krijgen en dat het zich als een olievlek gaat verspreiden’, hoopt Diana. ‘En wie nog onderwerpen mist: laat het ons weten, want er is expres nog ruimte in de box opengelaten voor eventuele aanvullende kaarten!’