Voor velen van ons is het een dagelijkse frustratie: je start je computer op en vervolgens kan het zomaar tien minuten duren voordat je eindelijk aan de slag kunt – afhankelijk van je verbinding. Het goede nieuws is dat daar binnenkort verandering in gaat komen. ‘Klopt’, beaamt Niels enthousiast. ‘Als alles gaat werken zoals we hopen, duurt dat straks nog maar twee minuten. Het is een van de vele verbeteringen die we gaan doorvoeren om het digitale werken voor iedereen binnen de organisatie een stuk aangenamer te maken. Want zoals ons kompas stelt: we laten systemen voor ons werken in plaats van dat wij werken voor systemen.’

veelbelovend

Het radicaal aanpassen van de digitale werkomgeving is niet iets wat je zo even doet. ‘Nee, daar is een gedegen voorbereiding aan vooraf gegaan, waarbij onder meer UX Designer Bram Donkers (zie kader, red.) is betrokken’, vertelt Niels. ‘Dat heeft inmiddels geleid tot een eerste ontwerp voor Mijn Odion, die momenteel in de ontwikkelfase verkeert.’ * Dat ontwerp ziet er veelbelovend uit. Wat veel collega’s waarschijnlijk heel prettig zullen vinden, is het feit dat je met één keer inloggen meteen in een socialmedia-achtig overzicht komt met de belangrijkste info die je nodig hebt (zie illustratie). ‘Kijk, hier zie je bijvoorbeeld icoontjes waar snelkoppelingen onder zitten naar allerlei veelgebruikte applicaties die je direct kunt opstarten’, wijst Niels. ‘Ook heb je meteen je mail bij de hand, evenals je agenda en je takenlijst. Bovendien krijg je het meest actuele nieuws vanuit de organisatie te lezen en zie je welke documenten je zelf het laatst gebruikt hebt. Als je daarop klikt, kom je meteen weer in die documenten. Het mooie is, dat je voor een deel zelf kunt bepalen welke onderdelen je in dit overzichtsscherm aan of uit wilt zetten. Zo maak je voor jezelf min of meer een werkomgeving op maat.’

stip aan de horizon

Dat klikt allemaal geweldig, natuurlijk. Niels waarschuwt echter voor te veel enthousiasme: ‘Ik wil benadrukken dat we nog in de ontwikkelfase zitten, we hebben echt nog een slag te maken. Sowieso willen we dit in de praktijk gaan testen en de feedback weer verwerken. Maar onze stip aan de horizon ligt zelfs nog wat verder dan wat ik net schetste. We onderzoeken momenteel of het ook mogelijk is dat collega’s lid kunnen worden van bepaalde mailinggroepen en of we projecten kunnen faciliteren door bijvoorbeeld een chatfunctie en een centrale plek om bestanden op te slaan.’ Ideeën genoeg dus, maar de vraag is wanneer we nu concreet met Mijn Odion kunnen gaan werken. ‘Het zal zeker nog tot juni 2021 duren voordat iedereen binnen de organisatie is omgezet’, denkt Niels hardop. ‘Er hangt namelijk van alles aan de achterkant van zo’n digitale omgeving. Daar zit veel werk aan vast, waar je je als gebruiker aan de voorkant niet zo van bewust bent – en zo hoort het ook. Maar om een indruk te geven: we moeten in de organisatie 83 printers vervangen, alle servers upgraden naar de nieuwste versie, alle data omzetten naar een nieuwe omgeving en kiezen voor de soort licentie die we voor Office willen gaan gebruiken. Dat is niet even in een weekje geregeld.’

helpdesk op locatie

Behalve dat alles technisch moet kloppen, is het ook belangrijk dat iedereen binnen de organisatie de juiste ondersteuning en begeleiding gaat krijgen om straks goed met het nieuwe bureaublad te kunnen werken. ‘Hoe belangrijk dat is, hebben we gemerkt bij de introductie van Zivver’, vertelt Niels. ‘We dachten dat we alles goed geregeld hadden via bijvoorbeeld trainingen en een inloopspreekuur. Maar evengoed verliep het niet soepel, dus daar hebben we van geleerd. We gaan nu heldere instructiefilmpjes maken en verklarende beeldverhalen. En gaat een locatie over naar de nieuwe werkomgeving, dan krijgen ze meteen iemand over de vloer die de medewerkers daarin begeleidt en aan wie ze vragen kunnen stellen, als een soort helpdesk ter plekke.’ Al met al wordt het dus een spannend jaar wat ICT betreft. ‘Ja, maar vooral ook een supergaaf jaar’, aldus een enthousiaste Niels.

*) Dit artikel is geschreven eind december 2020.