en dit deden we ook

Een greep uit de andere zaken die we het afgelopen jaar hebben opgezet of ontwikkeld.

Het Goede Gesprek: ont­wik­kel­­­­ge­sprek nieu­we stijl

Voorheen hadden we bij Odion De Digitale Gesprekscyclus. Een gesprek over functioneren maakte daar deel van uit. Na de komst van het Odion Kompas zochten we een nieuwe vorm voor een goed gesprek die beter zou aansluiten op waar Odion tegenwoordig voor staat.

We ontwikkelden hierop een nieuwe visie: ‘Het Goede Gesprek’. In het verlengde daarvan hebben we twee sporen uitgezet. In AFAS is inmiddels ruimte gemaakt voor de verslaglegging van de Goede Gesprekken, zodat deze direct in de personeelsdossiers komen te staan.

Daarnaast is een set ontwikkeld met aantrekkelijk vormgegeven en prikkelende gesprekskaarten. Iedere kaart geeft de mogelijkheid om op een laagdrempelige wijze een onderwerp te bespreken aan de hand van vragen. Daarbij nodigt een teamleider de medewerker nadrukkelijk uit om de regie te nemen, maar het geeft ook leidinggevenden een tool thema’s aan te kaarten. Ieder locatie heeft eind 2023 een kaartenbox ontvangen

Ondersteunde communicatie maakt inhaalslag

Wanneer cliënten moeite hebben om zich uit te drukken en/of om zaken te begrijpen op de reguliere manier, kan ons team Ondersteunde Communicatie (OC) worden ingezet. OC is een combinatie van vormen (bijvoorbeeld pictogrammen en beelden) en middelen (bijvoorbeeld een digibord of een plaatjesapp) die de communicatie met de cliënt kunnen bevorderen.

Een tijdlang heeft OC binnen Odion minder aandacht gehad. Dat is inmiddels veranderd. Als we namelijk in ons Odion Kompas stellen dat we de cliënt eigen regie willen geven en dat we staan voor zelf kiezen, dan zullen we ook goed in staat moeten zijn om alle opties (en de gevolgen daarvan) aan de cliënt kenbaar te maken. Om die reden is ons OC-team de afgelopen tijd uitgebreid van een naar vijf medewerkers.

Belangrijk aandachtspunt eind 2023 was het ontwikkelen van een OC-leerpad voor begeleiders.[Iv2] Door hen te scholen zijn zij in hun dagelijkse werk nog beter in staat de vragen en wensen van de cliënt helder te krijgen en zo bij te dragen aan eigen regie. Daarnaast kunnen zowel begeleiders als cliënten het OC-team inschakelen bij een vraag of uitdaging. Waar een mogelijke oplossing zorgtechnologie raakt, werkt het team nauw samen met onze afdeling iXi.

Service­punt: al doende leren

Op 1 april 2023 ging ons Servicepunt officieel van start. Vanaf dat moment was dit voor collega’s op de locaties hét centrale punt voor al hun vragen en meldingen aan het Service Bureau. We hopen hiermee te bereiken dat élke vraag beantwoord wordt en dat zorgmedewerkers niet per ongeluk van de ene afdeling naar de andere worden doorgestuurd: het welbekende van-het-kastje-naar-de-muur effect. Het Servicepunt voldoet duidelijk aan een behoefte: vanaf de start tot eind 2023 zijn in totaal ruim 10.000 vragen binnengekomen, waarvan ruim 7.000 via de mail en het Self Service Portaal. De overige vragen bereikten het Servicepunt via de telefoon of men liep langs bij het fysieke Servicepunt op de eerste etage van ons Service Bureau. Kijken we naar de inhoud van de vragen, dan zien we dat het grootste deel te maken heeft met ICT. Daarnaast komen er veel vragen binnen voor de afdeling Mens & Organisatie, bijvoorbeeld over wanneer de salarissen worden gestort of hoe men reiskosten moet invoeren.

allround

Hoewel het Servicepunt met een bezetting van gemiddeld drie tot vier personen (waaronder twee ICT’ers, om bovengenoemde reden) al volop draait, valt er nog veel te leren en te verbeteren.

Er wordt hard gewerkt aan het uitbreiden van het Self Service Portaal, waar medewerkers van locaties zelf een antwoord kunnen vinden op de meest gestelde vragen.We werken aan een uitbreiding van de kennisbank voor de medewerkers die het Servicepunt bezetten. Zij komen vanuit verschillende afdelingen van het Service Bureau. De gedachte daarachter is dat we door die variatie snel antwoord op vragen kunnen geven. Toch lukt dat uiteraard niet altijd. Daarom onderzoeken we hoe de servicepuntmedewerkers kleine taken van verschillende afdelingen kunnen aanleren – bijvoorbeeld het verwerken van een aanvraag voor een nieuwe telefoon. Zo vergroten we kennis bij de servicepuntcollega’s en kunnen we vragen sneller afhandelen.

Aanpak ver­be­tering hy­gië­ne en infec­tie­­preventie

In januari 2023 verscheen een rapport van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) met betrekking tot hygiëne en infectiepreventie in de gehandicaptenzorg. Dit rapport was onder meer gebaseerd op een onder­zoek dat de IGJ hield bij tien grote instellingen. Ook een locatie van Odion is daarvoor bezocht, in 2022. Een conclusie van het rapport was dat de hygiëne en infectie­­­­preventie beter zou moeten, zeker ook in het kader van antibiotica-resistentie. Wij omarmen deze conclusie en de visie van de IGJ, hoewel wij vinden dat regels binnen onze organisatie om maatwerk vragen en ons zouden moeten helpen om te doen wat het meest passend is. Wij zijn tenslotte geen kliniek, maar werken in een situatie zoals thuis. Wel zijn we ons bewust van de kwetsbaarheid van sommige van onze cliënten en daarom hebben we bij Odion de volgende stappen gezet.

  1. Het medisch-verpleegkundig team gaf een presentatie aan onze teamleiders over het belang van aandacht voor dit onderwerp binnen de teams.
  2. Onze medewerker Kwaliteit maakte alle protocollen beschikbaar op ons digitale naslagwerk Odiquest. Zo zijn deze makkelijker vindbaar indien nodig.
  3. We maakten een Odionbrede afspraak met één leverancier voor de aanschaf van middelen. Zo weten we dat alle locaties altijd met de juiste materialen werken.
  4. Onze speciaal getrainde kwaliteitsverpleegkundigen[Iv1] gaven eind 2023 een webinar voor iedereen die belangstelling had.
  5. Onze kwaliteitsverpleegkundigen nemen dit onderwerp vanaf nu altijd mee bij hun bezoeken aan locaties.
  6. In 2024 wordt een e-learning ontwikkeld voor huishoudelijk medewerkers en medewerkers Keuken.

Aangepast onder­­steu­nings­­plan bijna klaar voor gebruik

Elke client bij Odion heeft een eigen ondersteuningsplan. Vanaf 2021 werken we aan een aanpassing van het huidige ondersteuningsplan. Onze wens was om er een compact en overzichtelijk plan van te maken dat minder administratieve last voor de medewerkers zou geven. Daarnaast wilden we dat het plan beter zou aansluiten op ons Odion Kompas en de Odionwijze(r). In 2021 zijn we begonnen met het opstellen van de visie en uitgangspunten. We inventariseerden wensen en behoeftes en deden inspiratie op bij collega-organisaties. Na een praktisch traject met werksprints en feedbackgroepen was eind 2023 het ontwerp klaar. Het aangepaste plan heeft een heldere structuur: naast een algemeen beeld van de cliënt geeft het een duidelijk inzicht in wat op dit moment belangrijk is in het leven van de cliënt. De dagelijkse begeleidingsafspraken krijgen een plek in de agenda.

Groot verschil met het huidige plan is dat er letterlijk meer ruimte is voor het vakmanschap van de medewerkers. De veelal open invulvelden zullen hen stimuleren na te denken over wat echt belangrijk is en wat daarom moet worden vastgelegd. Begin 2024 zullen enkele laatste testen plaatsvinden. Het streven is om in de tweede helft van 2024 naar het vernieuwde plan over te gaan.

Vastgoed: blijvend kop­pelen van vraag en aan­bod

Vanuit onze visie op zorg onderzoeken we continu hoe we ons vastgoedaanbod kunnen matchen met de zorgvraag. Wetende dat een nieuwbouwproject gemiddeld zo’n zeven tot acht jaar doorlooptijd vraagt, betekent dit: vooruitzien en waar nodig tijdens het proces bijsturen. Veel punten uit onze zorgvisie hebben een effect op onze vastgoedportefeuille. Het feit dat meer cliënten een betekenisvolle daginvulling op een plek buiten Odion zullen vinden, heeft bijvoorbeeld invloed op onze huidige dagbestedingslocaties. Ander voorbeeld: Odion vindt dat ouder wordende cliënten zo lang mogelijk in hun eigen appartement moeten kunnen blijven wonen. Daarom zullen woningen moeten worden aangepast op veranderende behoeften. Daarnaast heeft het verduurzamen van vastgoed onze aandacht, zowel vanuit onze ambitie als vanuit een overheidsopgave. Bij gebouwen van woningbouwverenigingen trekken we samen op met deze partijen om te zien wat we kunnen realiseren voor de komende jaren.

Bij eigen panden maken we steeds de afweging of de benodigde renovatie de investering waard is, of dat sloop en nieuwbouw zowel financieel als functioneel gezien wenselijker is.

nieuwbouw

Resultaat van eerdere afwegingen is dat in 2022 werd gestart met de bouw van de locatie Odion Grebbestraat in Beverwijk, die begin 2024 is opgeleverd. Naast cliënten van Odion Voorstraat in Wijk aan Zee komen hier nieuwe cliënten van de wachtlijst te wonen. Ook zijn de voorbereidingen gestart voor de nieuwbouw van Odion Maria Goretti in Volendam. De huidige panden – zoals een school en een gymzaal – worden in het voorjaar van 2024 gesloopt, de planning is dat de eerste paal rond de bouwvak van 2024 wordt geslagen. Op deze locatie komen met name mensen te wonen uit diverse Odionlocaties in Volendam. Daarnaast is begonnen met de voorbereidingen voor een nieuwe locatie aan de Aletta Jacobslaan in Purmerend, ter vervanging van de oude panden van woonlocatie Odion Spaarbekkenkade en dagbestedingslocatie Odion PurmerGeul – eveneens in Purmerend. Deze drie projecten zijn het resultaat van een intensieve samenwerking met de desbetreffende woningbouwverenigingen.

Meer grip op financiën

Door een combinatie van factoren en onvoorziene kosten sloten we eind 2022 af met een tekort van drie miljoen euro. In 2023 voerden we een aantal maatregelen door die maakten dat we meer grip op de financiën kregen.

Gestegen energieprijzen, niet goed kunnen schakelen toen er lege plekken in het kindcluster ontstonden en indicaties die niet overal gelijk bleken te lopen met de hoeveelheid zorg die we bieden: het leek alsof er na corona een ‘perfect storm’ op ons afkwam. Reden tot paniek gaf dat niet, wel was er sprake van verzwaarde dijkbewaking, om het zo te stellen. Op een aantal vlakken zijn we voortvarend te werk gegaan. We startten bijvoorbeeld het project Indicatieloket , om via het aanvragen van herindicaties passend betaald te krijgen voor de zorg die de cliënt daadwerkelijk nodig heeft. Hierop hebben we in 2023 een flinke slag gemaakt. Daarnaast startten we het project Samen gezond de zomer door. Daarbij sprong een aantal medewerkers van het Service Bureau bij op locaties om zo de inhuur van relatief dure externe krachten te beperken. Dit bleek zeer succesvol – niet alleen op financieel gebied, overigens. Het was ook erg leerzaam voor de collega’s van het Service Bureau. Bovendien zijn we teamleiders meer gaan ondersteunen bij het financieel gezond krijgen en houden van hun locaties. In de zomer hebben we bijvoorbeeld ‘Eurigesprekken’ gevoerd, waarbij we afspraken hebben gemaakt en de teamleiders hebben geholpen om deze te realiseren.

In november gaven we bovendien een workshop ‘Rooster & financiën’ aan alle teamleiders en roosteraars. Vanuit het Service Bureau is ook kritisch gekeken naar uitgaven, dat leidde tot een besparing van een half miljoen. Dit alles maakte dat we in 2023 steeds meer grip kregen op de financiële situatie.

0nvoorziene kosten

Helaas kregen we ook te maken met een forse financiële tegenvaller. De aannemer die de werkzaamheden voor de nieuwbouwlocatie Odion Grebbestraat in Beverwijk verzorgde, ging failliet. Dit betekende een flinke vertraging van de oplevering en dus een aantal maanden inkomstenderving. Bovendien moesten we hierdoor langer gebruik maken van de verliesgevende locatie Odion Voorstraat in Wijk aan Zee – de Grebbestraat vervangt de Voorstraat. Dit alles zorgde voor een extra kostenpost van ongeveer 600.000 - 700.000 euro. Goed nieuws in 2023 was dat er een nieuwe CAO is afgesloten met een mooie en verdiende loonsverhoging voor al onze medewerkers. Heel belangrijk dus. Maar het betekende ook een extra, niet begrootte post van circa 500.000-600.000 euro. We hebben het volste vertrouwen dat door alle eerder gestarte initiatieven de eerste positieve effecten begin 2024 zichtbaar zullen zijn.

Flinke kosten­be­spa­­ring zomer­se inhuur uitzend­krachten

Bij Odion hebben we ons eigen interne ‘uitzendbureau’: de Flexpool. Medewerkers uit de Flexpool gaan aan de slag bij teams om bijvoorbeeld ziekte en vakantie op te vangen. Ook de Flexpool heeft echter moeite om voldoende medewerkers te vinden. Mede daardoor dreigde de inhuur van externe medewerkers - zoals uitzendkrachten - voor de zomervakantie in 2023 opnieuw een aanzienlijke kostenpost te worden.

bijspringen

Voor medewerkers aan het Service Bureau brengt de zomerperiode juist vaak wat lucht. Veel collega’s zijn weg en bijvoorbeeld overleggen vervallen. Onder de naam ‘Samen gezond de zomer door’ ontstond daarom het idee om hen te vragen om bij te springen op locaties. De Flexpool inventariseerde wie wanneer een bijdrage wilde leveren en informeerde bij de teams wat voor taken ingevuld moesten worden. Daarna werden gerichte matches gemaakt.

missie geslaagd

Het project werd een succes, het doel werd bereikt. Waar we in 2022 nog 7400 externe uren moesten inhuren in de maanden juli en augustus, stopte de teller deze zomer op 4400. Ongeveer 60 collega’s van het Service Bureau hielpen mee bij een of meer locaties: binnen werktijd en soms ook daarbuiten.

Medewerkers met een zorgopleiding namen bijvoorbeeld volledige avonddiensten over of draaiden een slaapdienst – waar­bij ze vaak vooraf al waren langsgegaan om goed voorbereid te zijn. Collega’s zonder zorgachtergrond assisteerden bij huishoudelijke taken als schoonmaken en koken, of gaven persoonlijke aandacht aan cliënten.

bijvangst

Aan beide kanten waren de ervaringen zeer positief. Kijken in elkaars keuken helpt echt bij latere samen­werkingen tussen het team en een ondersteuner van het Service Bureau. Daarbij konden locaties mooi oefenen met het zoeken naar taken die gedaan kunnen worden door mensen zonder zorgdiploma. Handig voor de toekomst, waarin vrijwilligers en verwanten een grotere rol spelen. Bovendien voelden medewerkers die het druk hadden zich gezien door hun collega’s en ook bewoners voelden zich gezien door andere mede­werkers van Odion. Dit was allemaal heel mooie bij­vangst. Daarom gaan we hier in de zomer van 2024 weer mee aan de slag.