en verder
Een greep uit de andere zaken die we het afgelopen jaar hebben opgezet of ontwikkeld.
Verfijning gebruik Zorgmonitor
In 2021 introduceerden wij de Zorgmonitor, een tool die via heldere indicatoren inzicht geeft in hoe onze organisatie en onze teams en locaties ervoor staan. In 2022 maakten wij een verfijningsslag, waardoor de actualiteit van de gepresenteerde cijfers duidelijker is.
Een belangrijke meerwaarde van het systeem is dat het voor teamleiders het (financiële) effect van hun keuzes zichtbaar maakt. Dit maakt dat zij hierover vaker in gesprek gaan met hun collega-teamleiders en hun manager Zorg, om te zien waar zij elkaar kunnen helpen. Een recente ontwikkeling is de koppeling van de monitor aan ons roostersysteem ORTEC. Teamleiders kunnen hierdoor nu zien of ze met de ingeplande diensten binnen de normen van de zorgindicaties blijven.
Naast de informatie uit onze eigen ingestelde dashboards zijn er ook ‘standaard’ overzichten beschikbaar in de Zorgmonitor die bijzonder handig blijken voor bijvoorbeeld onze afdelingen Kwaliteit en Cliëntadministratie. Dit maakt de Zorgmonitor een inmiddels onmisbare tool voor onze organisatie.
Op weg naar een arbeidsinclusievere organisatie
Is het belangrijk dat alle taken van (persoonlijk) begeleiders op locaties worden uitgevoerd door mensen met expertise? En halen deze mensen ook plezier uit al die taken? Of zijn er wellicht werkzaamheden die mensen met een minder specifieke scholing kunnen doen, zodat we hen een kans in de zorg en onze organisatie kunnen bieden? Deze vragen stonden centraal in de arbeidsanalyse die het afgelopen jaar is gedaan bij Odion Spaarbekkenkade in Purmerend, in samenwerking met UWV. Door processen en taken stuk voor stuk te beschrijven kwamen we tot de conclusie dat het totale team per dag zo’n vier tot vijf uur met de was bezig was.
Daar konden we een mooie oplossing voor verzinnen. Ons Serviceteam in Purmerend is een groep cliënten die verschillende klussen voor bedrijven uit de buurt doen. Zij werken nu ook een dag per week bij Odion Spaarbekkenkade. Daar doen ze de was en huishoudelijke taken. Is dit een succes, dan willen we dit idee verder uitwerken. Op deze manier bieden wij mensen een perspectief om zich te ontwikkelen en wellicht weer een volgende stap op de arbeidsmarkt te kunnen zetten. Bovendien bieden wij zo een werkplek en perspectief aan mensen die niet zelfstandig in staat zijn om mee te doen in de huidige arbeidsmarkt.
Geslaagd zomerfeest
Het was al een aantal jaar geleden dat we voor het laatst een feest konden organiseren voor alle medewerkers. Op 28 juni 2022 was het gelukkig weer zover en troffen we elkaar bij het hippe Club Zand op het strand in Castricum. Het was letterlijk en figuurlijk een stralende dag. Zonder speeches of officieel gedeelte, maar gewoon ontspannen met veel muziek, plezier en lekker eten – waarbij met allerlei allergieën was rekening gehouden en ook vegan collega’s uitstekend uit de voeten konden. De feesttijden waren zó ingericht, dat zoveel mogelijk collega’s het konden combineren met hun dienst en er reed een pendelbusje heen en weer tussen het NS station en het strand. Ons Zomerfeest werd mede daardoor goed bezocht en de reacties na afloop waren ontzettend positief. Iedereen voelde zich gewaardeerd als medewerker. Missie geslaagd!
Meer slagkracht voor werving medewerkers
Met de vele vacatures en de lastige arbeidsmarkt zetten we volop in op de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Bij Odion zijn de locaties zelf verantwoordelijk voor de werving van medewerkers. Daarbij krijgen zij ondersteuning van de afdeling Recruitment. Waar we voorheen één persoon hadden die zich hiermee bezighield, zijn daar sinds 2022 drie medewerkers bij betrokken, waaronder een adviseur Arbeidsmarkt. Steeds vaker weten de teamleiders deze afdeling te vinden, zeker bij vacatures die lange tijd open staan. En dat werkt. Vanuit hun vakmanschap kunnen zij per vacature een wervingsstrategie bepalen en creatieve mogelijkheden aandragen die steeds vaker nodig zijn. Bijvoorbeeld plaatsing op diverse (soms ook niet-zorg)platforms waar mogelijk geïnteresseerde kandidaten te vinden zijn.
Steeds vaker kiezen mensen bewust voor een werkgever met een visie die aansluit op die van henzelf, waar een prettige sfeer heerst en waar zij mogelijkheden hebben om zich te ontwikkelen. Daarom werkte recruitment in 2022 nauw samen met onze afdeling Communicatie, om Odion als een sterk werkgeversmerk in de markt te zetten: iets waarmee we in 2023 onverminderd zullen doorgaan.
Service Bureau op weg naar één loket
Na een periode van verkennen en plannen maken, stond ons Service Bureau (SB) eind 2022 aan de vooravond van veranderingen die moeten leiden tot een werkwijze die meer ondersteunend is voor de teams. Een belangrijke stap is het inrichten van een centraal loket voor alle vragen. Of een medewerker een vraag nu fysiek op het SB stelt, de telefoon pakt, of online via Mijn Odion stelt: deze wordt geregistreerd in het programma Topdesk. Na de registratie pakt het centraal loket de vraag op. Weten zij het antwoord, dan beantwoorden ze de vraag direct. Zo niet, dan zet een loketmedewerker de vraag door naar degene die hem wel kan beantwoorden. De loketmedewerker blijft via Topdesk de vraag volgen, tot deze opgelost is. Dat betekent dat de vraagsteller niet (meer) van het kastje naar muur de muur wordt gestuurd. De medewerker die de vraag heeft gesteld, kan zelf ook via Topdesk de status blijven volgen – binnen en buiten kantooruren.
Door vragen en meldingen centraal binnen te laten komen, is sneller duidelijk welke onderwerpen steeds terugkomen. Dat zijn onderwerpen waar we beter over kunnen informeren.
Een ander voordeel is dat we centrale kennis opbouwen, waardoor individuele teams niet opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. Dankzij ‘veelgestelde vragen’ vinden locatiemedewerkers sneller een antwoord op kleine vragen en kunnen de teams van het SB zich meer richten op specialistischere taken. We verwachten dat het centrale loket, dat luistert naar de naam Odion ServicePunt, de medewerkers sneller een antwoord gaat geven op vragen of meldingen die zij hebben. Ze zullen daardoor waarschijnlijk meer energie en tijd overhouden voor hun overige werkzaamheden.
November 2022: Festivalmaand WZD
De invoering van de wet Zorg en dwang (WZD) werd in 2020 enorm bemoeilijkt door corona. Via bijvoorbeeld e-learnings stelden wij iedereen inhoudelijk op de hoogte, maar samen het gesprek aangaan en ervaringen delen, was nauwelijks mogelijk.
Nu collega’s ervaring met de wet hebben opgedaan, was het tijd om hen alsnog aan te moedigen om ervaringen te delen. Daarom organiseerden wij in november 2022 het festival ‘Vrijheid & veiligheid’. Verspreid over de hele maand waren er allerlei originele festivalactiviteiten met voor ieder wat wils. Er was bijvoorbeeld een escaperoom waar je pas uit kon komen als je de cliënt de zorg leverde waar deze gelukkiger van werd. Ook was er improvisatietheater waarbij ingehuurde acteurs op basis van onze casussen een stuk speciaal voor Odion speelden. Ook medewerkers van collega-zorgorganisaties waren hierbij welkom.
Helaas was de opkomst lager dan gehoopt. De aankondiging van het festival startte laat, waardoor medewerkers al aan een werkrooster vastzaten en niet goed konden ruilen. Ook moesten veel begeleiders op het laatste moment afzeggen door ziekte van zichzelf of een zieke collega die vervangen moesten worden. Toch ervaren we dat het festival wel degelijk heeft bijgedragen aan bewustwording. We horen dat op locaties veel gesprekken op gang zijn gekomen. Ook willen teams zaken zoals de ‘huisregels’ opnieuw tegen het licht houden, in samenspraak met de cliënten.
Zorgtechnologie: effectiviteit in kaart
In 2022 is het onderzoeksproject PRO gestart. Het doel is om bij uiteenlopende cliëntgroepen in kaart te brengen hoe zorgtechnologie arbeidsondersteunend kan werken, cliënten zelfredzamer kan maken en medewerkers kan ontzien. In dit project werkt Odion samen met de Rafaëlstichting en De Prinsenstichting, waarin onze iXi-projectleider Kayleigh Glas de projectleiding heeft (iXi is de naam van onze afdeling Zorgtechnologie). Kayleigh heeft bij iedere organisatie een locatie geobserveerd en daarna een advies geschreven voor de inzet van producten. Deze zijn in december 2022 aangeschaft. Na een nulmeting loopt het project drie maanden. Aan het einde van het project worden zowel de harde gegevens (bijvoorbeeld: hoeveel minuten arbeid scheelt dit) als de zachte kant (wat is de ervaring/beleving van de cliënten en medewerkers) op een rijtje gezet. Dit geeft inzicht in de effectiviteit op productniveau, maar vormt ook de basis van een op te stellen blauwdruk voor andere locaties die zorgtechnologie willen inzetten. Zorgverzekeraar Zilveren Kruis financiert het project.
In 2022 startte iXi bovendien met twee heel andere pilots. De eerste is met het zogenaamde exoskelet: een soort harnas voor het bovenlijf, dat het bukken en tillen voor medewerkers minder belastend maakt – interessant, aangezien klachten door dergelijke fysieke belasting bij Odion de op een na belangrijkste reden van verzuim is. De tweede pilot betreft een ‘meekijkbril’, waarmee begeleiders bij verpleegtechnische handelingen een verpleegkundige op afstand kunnen laten meekijken. Dit op verzoek van ons medisch team, waarop vaker een beroep wordt gedaan dan praktisch mogelijk.
